Das Software Budget eines Unternehmens muss alle benötigten Lizenzen abdecken, um möglichen Strafen vorzubeugen. Für viele Firmen beinhaltet das auch Lizenzen für die vielseitige Groupware Lotus Notes bzw. Lotus Domino. Je größer die Firma, desto unübersichtlicher können die erworbenen und benötigten Lizenzen für Lotus Notes und andere Programme werden. Ein gutes Lizenzmanagement kombiniert mit einer Lizenzstrategie kann hier einiges an Kosten sparen. So muss überprüft werden, welche Lizenzen wirklich benötigt werden, und an welchen Stellen Lizenzen herabgesetzt oder ganz und gar gestrichen werden können.

Erst recht kann es kompliziert mit den Lizenzen für Lotus Notes und andere Programme werden, wenn es Umstrukturierungen innerhalb des Unternehmens gibt. Zusammenschlüsse oder Ausgliederungen führen dazu, dass ein Überschuss oder eine Unterversorgung besteht. Damit trotzdem ein rechtssicherer Einsatz von Lotus Notes erfolgen kann, muss das Lizenzmanagement bei solchen Schritten der Unternehmensführung umgehend reagieren und in die anstehenden Umstrukturierungen eingebunden sein. Von Abteilung zu Abteilung muss zudem in regelmäßigen Abständen geprüft werden, wie sich die Aufgaben und Projekte unter Umständen verschoben haben, und ob bestimmte Software überhaupt noch benötigt wird.

Ein Nicht-Benötigen trifft auf Lotus Notes in den seltensten Fallen zu. Bei Lotus Notes handelt es sich um eine Art Basis-Software, die von den allermeisten Mitarbeitern genutzt werden sollte. Entsprechend sollten die Lizenzen nie zu knapp bemessen sein und der Rotstift womöglich an effektiveren Stellen angesetzt werden. Denn eine wegrationalisierte Software, die eigentlich doch noch gebraucht würde, lässt die eingesparten Kosten an anderer Stelle wieder entstehen. Dies kann ganz einfach durch Mehrarbeit sein, wenn die Vorgänge, die ansonsten Zeit sparend mit Lotus Notes gestaltet werden können, auf umständlichere Weise erledigt werden müssen.

Elke Lohre