Ein Workflow umschreibt spezifisch gesehen einen unfassend unterstützten Arbeitsablauf oder Arbeitsfluss. Der Arbeitsfluss setzt sich aus einer vordefinierten Reihenfolge von Teilschritten zusammen, die auch als Aktivitäten bezeichnet werden. Eine Aktivität ist eine kleinste Einheit von Arbeit innerhalb eines Arbeitsablaufs.
Beim Workflow orientiert man sich an den betrieblichen und technischen Details des Prozesses, wohingegen beim verwandten Begriff des Geschäftsprozesses auf kommerzielle, monetäre, betriebswirtschaftliche Faktoren wie Kosten und Erlöse eingegangen wird.

Durch die Hilfe eines IT-Systems kann der Workflow umfassend unterstützt werden. Es ist kein Muss, kann die Arbeit allerdings erleichtern. Für das optimale Einbinden des Systems in die Arbeit muss gewährleistet werden, dass das System mit allen nötigen Daten und Fakten versorgt wird. Für die Abwicklung dieser Informationen gibt es bestimmten Vorgabekriterien und Handlungsvorschriften, welche beispielsweise von der Workflow Management Coalition (kurz WfMC genannt) entwickelt werden. Eine Standard Handlungsvorschrift stellt beispielsweise die Business Process Modeling Language (BPML) dar, welche eine XML-basierte Metasprache beschreibt.

Das Ziel des Workflow sollte die Automatisierung und Optimierung der Prozesse sein. Beim Workflow Management kümmert man sich um die Verwaltung und Organisation der einzelnen Arbeitsabläufe. Bei einem Geschäftsprozess fällt der Blick vermehrt auf betriebswirtschaftliche Faktoren wie Kosten und Erlöse. Im Gegensatz dazu betrachtet der Workflow vermehrt die operative Ebene; es wird hierbei auf eine betriebliche und technische Sicht auf die Dinge geachtet. Bei der Workflow Definition, der Beschreibung der Arbeitsabläufe, wird der Prozess in diverse Teile zerlegt, die Aktivitäten. Alle Aktivitäten stehen in Beziehung zueinander und fügen einen prozentualen Anteil zum Endergebnis hinzu.

Durch das Einbinden diverser Anwendungen, beispielsweise von Textverarbeitungsprogrammen oder Programmen für die Tabellen kalkulierung können die Arbeitsabläufe weitergehend unterstützt werden.

Autor  Elke Lohre

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